Geen tijd te verliezen: inzicht in het managen van jouw tijd

door:
Het moderne student-zijn, is op zichzelf al een drukke baan. Verplichtingen en informatie die al dan niet te maken hebben met onze studie, moeten wij op een juiste manier zien te verwerken. Afspraken moeten nagekomen worden, werkgroepen en tentamens moeten goed worden voorbereid en appjes en mails moeten beantwoord zijn. Daar komen sporten, relaxen, borrelen en andere hobby’s ook nog bovenop. Soms wens je dat een dag langer dan vierentwintig uur duurt, soms wordt het uitstellen of nachtwerk, soms wordt het een zooitje, maar hopelijk mag je vaak genoeg tevreden zijn over wat je allemaal wél voor elkaar hebt gekregen. Samen met mijn medestudenten van het Erasmus Honours Law College bezocht ik onlangs het kantoor van Stibbe in Amsterdam voor het evenement ‘Stibbe Talks’. Daar kregen we een college over timemanagement door Tijdwinst.com. Hier een aantal van de daar ter sprake gekomen inzichten en tips voor effectiever timemanagement.

Multitasken kan niet

Onze breinen steken zo in elkaar, dat we ons ‘slechts’ kunnen focussen op één ding tegelijk. Natuurlijk, we kunnen best meerdere dingen tegelijk doen, maar dan is er geen focus. Wanneer je gaat multitasken, zal dat meestal veel meer tijd per taak kosten. Bovendien wordt de kans dat je fouten gaat maken aanzienlijk groter en het kost meer energie dan wanneer je de verschillende taken een voor een, achter elkaar, voltooit. Wil je zo efficiënt mogelijk te werk gaan, concentreer je dan altijd op één taak tegelijkertijd.

 

Het behouden van de focus: ‘off the grid’

Als je eenmaal de concentratie te pakken hebt, kan je pas echt productief aan de slag. Het komt je waarschijnlijk bekend voor dat je om de tien minuten wordt afgeleid tijdens het studeren. Tegenwoordig is de smartphone een van de grootste boosdoeners. Vaak lees en beantwoord je meteen de inkomende berichten. In andere gevallen wacht je even, in een poging om je focus te behouden, maar grijp je uiteindelijk toch naar je telefoon om de berichten te lezen. Nadeel hiervan is dat je focus is verdwenen. Hierdoor heb je extra tijd nodig om je weer te concentreren en productief aan de slag te gaan.

Om je zoveel mogelijk te concentreren op een ding tegelijk, zou het weleens verstandig kunnen zijn om ‘off the grid’ te gaan. Het is niet de bedoeling dat je jezelf een volledig autarkische levensstijl moet gaan aanmeten op een afgelegen stukje aardbol, maar dat je in ieder geval de notificaties van berichtenapps uitzet. Zo word je niet meteen uit de broodnodige focus gehaald. Je kan altijd op door jouw gekozen vaste momenten van de dag je telefoon erbij pakken om te reageren op berichtjes. Er zijn ook mensen die zich in een zogenaamde ‘war-room’ terugtrekken om zich volledig te storten op dat ene ding wat ze af willen krijgen. In die war-room kunnen ze uitsluitend bezig zijn met die ene taak, volledig afgesloten van alle afleiding, totdat ze de taak hebben afgerond.

Dit af en toe ‘off the grid-leven’ om belangrijke taken gedaan te krijgen, kan ervoor zorgen dat je meer ruimte en rust in je hoofd krijgt. Die rust in je hoofd voorkomt dat je aan alles tegelijk of door elkaar gaat denken, waardoor je langer en beter geconcentreerd blijft. Een ander behulpzaam ‘off the grid-trucje’ is het luisteren naar non-vocale muziek door een koptelefoon tijdens je werkzaamheden. Snelle non-vocale EDM is dan weer niet zo geschikt, maar bijvoorbeeld klassieke muziek van rond de 60 à 70 BPM blijkt goed te werken.

 

Entlistungsfreude

Als je op een dag veel dingen moet doen, maak je vast weleens to-do-lijstjes op papier of mobiel om jezelf te herinneren aan de taken van die dag. Dan wordt het de kunst om je ook te houden aan alles wat je hebt ingepland. Het fijne aan een lijst is dat je de vers afgeronde taken kan doorstrepen. Dat geeft een gevoel van tevredenheid en het idee dat je goed bezig bent. Onze oosterburen hebben voor dit gevoel zelfs een woord: ‘Entlistungsfreude’. De valkuil van een to-do-lijst kan zich echter bevinden in de situatie dat je juist eerst alle simpele, korte, voorgenomen taken gaat uitvoeren en afvinken op de to-do-lijst, omdat je neigt naar die prettige momentjes van Entlistungsfreude. Ondertussen blijven de grotere en belangrijkere to-do’s op jouw lijstje staan terwijl er in de loop van de dag ook andere, spontane activiteiten, afspraken en gebeurtenissen op jouw pad komen die uiteraard ook heel wat tijd in beslag nemen. Aan het einde van de dag merk je dat de grote dingen nog niet zijn doorgestreept op je to-do-lijst. Je komt tijd te kort, wat waarschijnlijk zal resulteren in uitstel.

 

Wat te doen tegen uitstelgedrag?  

Maak onderscheid tussen ‘projecten’ en ‘taken’. Een ‘taak’ zou je kunnen zien als een enkele actie, bijvoorbeeld het bellen van een medestudent, het lezen van de opgezochte jurisprudentie, boodschappen doen, een nieuwe broek kopen, een afspraak voor de volgende vergadering maken, enzovoort. Sommige ‘taken’ op jouw to-do-lijst zijn misschien veel groter dan je aanvankelijk had verwacht. Je doet er langer over omdat je meerdere handelingen moet verrichten voordat je die taak echt kan vervullen. Dit zou beter gekwalificeerd kunnen worden als een ‘project’. Het schrijven van een essay is hier een voorbeeld van. Een essay kan niet zomaar in een keer geschreven worden. Er gaat namelijk een aantal, soms tijdrovende acties aan vooraf voordat daadwerkelijk geschreven kan worden. Je zal eerst een onderwerp moeten bedenken, research moeten doen over het onderwerp en daarna eventueel een schrijfplan moeten maken.

Een project zou aanvankelijk kunnen worden aangezien voor een taak. Bij nader inzien blijkt dat helemaal niet zo te zijn, waardoor je er veel meer tijd dan verwacht aan moet besteden. Wat zou kunnen helpen, is dat je bedenkt wat jouw eerstvolgende actie gaat worden, waardoor je projecten ook gaat herkennen.  Voor het schrijven van een essay zou die eerstvolgende actie het bedenken van een onderwerp of het doen van research zijn. Een afgerond project bestaat uit meerdere dingen die gedaan moeten worden. Als je die verschillende acties afzonderlijk inplant, krijg je minder snel tegenzin om aan het project te beginnen en laat je het niet iedere dag openstaan op je to-do-lijst tot vlak voor de deadline.

Zet taken die naar schatting langer duren dan dertig minuten, in je agenda. Het voordeel van agenderen is dat je gaat nadenken over hoeveel tijd een taak nodig heeft, welk tijdstip van de dag je de taak wilt uitvoeren en op welke plek je dat gaat doen. Tevens is het handig om to-do-lijsten simpel te houden, met enkel kleine, korte taken.

 

Het efficiënt organiseren van informatie

Er komt dagelijks veel informatie op je pad waar je iets mee moet doen. Sommige informatie schrijf je ergens op, andere informatie probeer je voor een later tijdstip in je hoofd te onthouden. Ook zijn er dingen die je ergens neerlegt met het voornemen om er later naar te kijken. Zodoende ontstaat er in je hoofd, in de digitale wereld en in de fysieke werkelijkheid een heus netwerk van allerlei dingen waarmee nog wat gedaan moet worden op een dag. De kans is groot dat je het overzicht kwijtraakt of dingen makkelijker vergeet omdat je op allerlei verschillende plekken informatie verzamelt en weer moet opzoeken. Het is daarom handig om zoveel mogelijk informatie overzichtelijk op zo weinig mogelijk plekken te verzamelen. Je zou dat tegenwoordig makkelijk voor een groot deel op een digitale plek kunnen doen. Te denken valt aan apps als ‘Evernote’, ‘Todoist’ of je eigen mail. Fysiek zou bijvoorbeeld meer gebruik gemaakt kunnen worden van een notitieblok waarin je alle informatie, waarmee nog wat gedaan moet worden, opschrijft. Als je er hoofdzakelijk voor zorgt om niet alles op tig verschillende plekken te verzamelen, maar enkele vaste plekken hebt waarin informatie overzichtelijk is te organiseren, dan draagt dit bij aan de rust en ruimte in je hoofd die nodig zijn om je te kunnen focussen.

Al met al is singletasken noodzakelijk voor productiviteit. Het behoud van concentratie wordt bevorderd als je ervoor zorgt dat je niet makkelijk wordt afgeleid door jouw smartphone. Tel daar een overzichtelijke organisatie van projecten en taken bij op, dan eindig je onder de streep met minder verkwisting van kostbare tijd.


Discussie

Relevante artikelen